導入事例 : 株式会社ジェイ・エス・エル

照井氏：
当社は大きく、人材ソリューション事業、HRMコンサルティング事業、ビジネススクール事業の3つの事業を展開しています。メインの事業となる人材ソリューション事業においては、技術者の特定派遣をおこなっているのが当社の一番の強みです。 技術系開発支援と呼んでいるこの事業は、技術者を当社で正社員として雇用し、IT企業様へリソースとして派遣するというビジネスです。機械の設計開発をおこなうメカトロニクス分野、電気電子系の設計開発をするエレクトロニクス分野、アプリケーションシステムの開発や、ネットワーク・サーバー設計の構築・制御開発をおこなうIT・情報系分野などに特化した人材派遣をおこなっています。

照井氏：
当社には当然Eメール環境は整っていたのですが、実は社内のコミュニケーションは無料で利用できるインスタントメッセンジャー「Skype（スカイプ）」にかなり頼っていました。しかしあるとき、情報セキュリティ対策の観点から、会社の管理外で外部と自由にやり取りできてしまうSkype（スカイプ）を利用するのは、問題があるのではないかという話になりました。もちろん業務で利用していましたが、Skype（スカイプ）があるが故に、業務外のプライベートな目的で利用しているケースもたまに見られたということがありました。そこで、ログが残せて、社内のネットワークに閉じた形で利用でき、かつSkype（スカイプ）と同等に使い勝手のよいメッセンジャーが必要だという話になったんです。それがYocto®（ヨクト）導入のきっかけになりました。

照井氏：
散見というわけではありませんが、そういう話を聞くことはありました。そういう意味では、主目的は私的な利用の抑止ではなく、セキュリティ対策強化にありました。最近では、主なクライアントであるIT企業へスタッフを派遣する際にも、クライアントから情報セキュリティに対する制限や要望があがったりすることがあります。例えば、ISMSは取っていてほしいとか、資格は持っていないにしても、それに見合うセキュリティ対策をしているということを何らかの形で証明してほしい、という取引先が増えてきています。少し前から派遣先にメモリカードを持ち込んではいけないとか、PCを持込む場合でも、事前に先方の会社にお渡しして、チェックを受けて、終わった後もクリーニングを先方で受けて返してもらうというような厳しい企業が増えてきています。そのような状況において、外部との連絡をSkype（スカイプ）に頼っているという状況に問題意識をもったことが大きな理由です。但し、Eメール以外に有償のメッセンジャーを導入するということに対して上層部の全面的な理解を得るのは難しい可能性もあるということで、「私的利用が見られる」というのはそのための動機付けのようなもので、導入理由としては後付けのようなものでした。真の動機は、前段に説明しました、社外や社内の情報セキュリティに対する意識の高まりに対して、当社もいち早く意識レベルを合わせていかなければクライアントのニーズに対応できない、という意識の高まりにありました。

照井氏：
Pマークの方は今年の11月で3回目の更新になりますので、取得してから6年目になります。ISMSも今後取得する方向で進めています。

照井氏：
ほぼ全社員が利用していました。全社員といっても、当社の社員は約400名おりますが、その多くは外で派遣社員として働いているスタッフですので、社内にいる約60名のスタッフが利用していました。基本的に、社内にいるスタッフには一人一台PCが与えられています。利用する最初の段階で、PCにクライアントソフトをインストールし、入社するとそれぞれがIDを作って、利用していました。社外のスタッフについては、もちろん取引先での就業になりますから、PCを持ち込む場合でも先方のポリシーに合わせて利用しなければいけませんし、もしくは先方からPCを貸与されるかたちになりますと、大手の取引先が多いためフリーのIMを利用しているケースはありません。ですから基本的には中の社員ですね。当社は拠点が東京から岡山までいくつかありますので、そういった拠点間のやり取りにはよく利用しています。

Skype（スカイプ）を使っていて、何か実際に問題が発生したということがあったのでしょうか？

照井氏：
それはないですね。実害はありませんでしたが、Skype（スカイプ）を利用していれば、そのような事態はいつ起こってもおかしくありません。そういった意味で、早めに対処するべきと判断しました。

照井氏：
先ほどもお話しましたとおり、もともとの安全なメッセンジャー製品に対する要望は、情報セキュリティ部門と人材派遣の営業部隊の両方から上がってきました。情報セキュリティ部門はそれを見るのが仕事ですから、必然的に話は出てきました。また、外部と折衝する営業マンも、取引先からさまざまなセキュリティ条件を求められる状況のなかで、フリーメッセンジャーの利用をこのまま容認してよいのかという話になり、徐々に問題意識は高まっていきました。最終的にはトップの経営陣が決定したという経緯です。

照井氏：
費用面では特に障壁はありませんでした。障壁として敢えて言うとすれば、Skype（スカイプ）の利用を禁止してから、Yocto®（ヨクト）が稼動するまで少し時間が空いてしまい、その間、予想どおり、社員から「不便になる」という不満の声はあがりました。営業の人間からはあまり不平は出ませんでしたが、東京～京都間でやりとりをする機会の多いバックオフィスの社員は、特に不便さを実感していたようです。リアルタイムにSkype（スカイプ）を利用していたときに比べ、メールを利用すると10分に一回とか15分に一回とか、それぞれポーリングの設定が違っていて、やはりタイムラグが発生するんです。バックオフィスの人間にとっては、日々の処理のなかで10分、15分タイムラグが空くと仕事が思うように進まず、効率があがりません。そのため、電話の利用が増えたのですが、東京～京都間で2回線繋がっているIP電話も、その2回線が埋まってしまえば、通信費はかさみますが通常の回線を利用するしかありません。そのような不便さや、コストの問題も発生しました。

照井氏：
以前フリーのメッセンジャーを利用していたときと同様、社内にいるスタッフ全員になりますので、約60名が使っています。拠点内のクローズなやり取りにも利用しますし、東京～京都とか、名古屋～京都とかエリアをまたいだ拠点地間のやり取りはかなり頻繁に利用しており、便利ですね。

照井氏：
Skype（スカイプ）の場合は、しばらく利用しないとお休みモードになりますので、席にいる／いない、そもそもPCも立ち上げていないから今日は会社に来ていない、というのはわかりましたが、それ以上は管理できませんでした。 Yocto®（ヨクト）の場合もステータス管理の徹底に関しては課題が残るところもありますが、不在になると自動的にステータスが代わるように設定されているため、Skype（スカイプ）以上に利用できるようになっています。ステータスの活用に慣れてきた意識の高いスタッフは、小まめにステータスを変えたりしているので、以前より個々の状況が詳細にわかるようになってきました。現在、営業マンのデスクトップPCをノートPCに移行していっている最中ですので、今後は外からでも小まめに利用できるようになり、また利便性が活かされるのではないかと思います。今までほとんどの営業マンがデスクトップPCを利用しており、極端に言えば忙しいときはPCを開く間もなく外出してしまったりすることもありました。ちょうど今年の7月くらいに、大阪の小さな営業所を支店として少し大きなかたちで構えることになりましたので、それにともない社員の移動も増えるようになると思います。そうすると、活用の場面も広がると思います。

照井氏：
私も出張が多いですが、短いやり取りで済みそうなときなどは、チャットも利用します。それ以外にも、例えば、メールよりも気軽に手早く利用できるので、「電話がありました」とか、「このファイル見ておいてください」とか、離席中でもメッセージを送って相手のデスクトップに残しておくことができますよね。席に着いてマウスやキータッチがあれば、すぐポップアップでメッセージが表示されます。Eメールも逐一チェックしますが、いちいちメーラーを開けて確認しないといけません。一方、Yocto®（ヨクト）であればポップアップで表示されるため否が応でも見ないといけない。そういう意味では便利ですね。

照井氏：
そうですね。運用ルールをそこまで徹底したわけではないのですが、今は、社内の連絡ツールとしては、EメールよりYocto®（ヨクト）を利用しているケースが多いようです。やはり、サーバーの配下に閉じたネットワークの中で利用しているので、外に出る心配がないのが大きいと思います。たとえ間違えたとしても、自分たちの知っている人にしか届かない。メールは便利ですが、オートコンプリートでアドレスを打つと自動的に候補のアドレスが補完されてしまいます。それで、間違えた相手に送信され、情報が漏洩するというのも無い話ではないですよね。

照井氏：
グループ会社に対してとか、社内に対してとかはありました。幸いにも、外部の会社に対してということはありませんでしたが、そういう意味では「ハインリッヒの法則」のように、1件の重大事故に対し、29件の軽微な事故が存在し、その裏には300件のヒヤリハットが存在すると考えておりますので、その辺は日ごろから全社的に気を付けるようにしています。メッセージの内容も、社内でやり取りするものと、社外に対してやり取りするものでは、だいぶ情報の質が違いますよね。文章は軽いんだけれども、中身は重い、というような内容が社内では頻繁にやり取りされています。そういった意味で、社内用と社外用として連絡ツールを使い分けることができれば、情報漏えいの対策にもなると思います。

照井氏：
現在は運用ルールを検討している段階で、まだそれほど利用していません。当社の社員が400名強いるとお話をしましたが、ほとんどが現場で派遣という就業形態で働いており、情報端末はクライアント環境に依存しますので、そういった社員と情報を密に取ろうとしていくと、携帯電話は非常に便利に利用できるのではないかと考えています。

照井氏：
それはあると思います。まだ実際、運用はしていませんが、グループ会社もいくつかありますので、その辺の規模がもう少し大きくなってくると、グループ会社をまたいだ連携はあり得ると思います。支店間通信と同じですので、そういう意味では、サーバーを当社で管理できるというのは一つメリットだと思います。

照井氏：
フリーのIMの利用は、もう完全に無くなりました。情報セキュリティの一環で、今はユーザーが持っている権限を、すべてドメイン配下に入れて管理しています。その際に、すべてのフリーIMのアンインストール作業は完了しています。そういった意味では、情報漏えいのリスクは大きく減少したのではないかと考えています。フリーのIMを禁止したからといって、仕事がやりにくくなったとか、そういう話も出てきていません。むしろYocto®（ヨクト）を使ったコミュニケーションは増えていっているようですので、社内連絡の迅速化、コミュニケーションの活性化、という意味では以前よりよい環境になったのだと思います。Yocto®（ヨクト）を利用したグループへの一斉配信は、かなり頻繁に利用されているようです。Skype（スカイプ）は一人ひとり送信したい相手を追加しなければいけないのに対し、Yocto®（ヨクト）はステータス上のグループ名をドラッグ＆ドロップするだけで、簡単にグループ全体への宛先指定ができるので、操作も簡単になり、よく活用されているのだと思います。また、Skype（スカイプ）は一度インバイトして連絡を取らないとリストに残らないので、それぞれの登録メンバーにばらつきが出てしまうということもありました。全社員登録している人もいれば、よくやり取りする人しか登録していない人もいたりしました。Yocto®（ヨクト）の場合、サーバーに登録すれば全てのメンバーがそれぞれに表示されますので、個々の手間は確かに無くなりますよね。今では「誰々さんのSkype（スカイプ）名って何だったっけ？」と、他の人に聞いたりすることもなくなりました。全員に全員が登録されているから、Eメールにとって代わって、一対一以外の用途にも使われ、コミュニケーションが活性化、迅速化しているという効果は大きいと思います。