導入事例 : 太陽オート株式会社
“4000枚もあったFAXが、90％削減できました”
受注・配送などの出荷指示に利用。高齢者にも不可欠なツールに
お客様概要
太陽オート株式会社
- 所在地：
- 広島県広島市西区商工センター1-9-17
- 設 立：
- 大正15年10月
- 従業員数：
- 77名
- 事業概要：
- 自動車パーツの業者向け卸販売
- ご担当者様：
- 取締役 吉川 豪宣氏
インタビュー内容
まず、貴社のサービス内容と、Yocto®（ヨクト）の導入経緯について教えてください。
吉川氏：
私どもの仕事は整備工場やSS（ガソリンスタンド）、ディーラーや塗装工場など自動車関係の業者に必要なパーツを必要なだけ卸販売しています。自動車に関する部品はほぼ全てですね。在庫管理や配送などに関する情報共有に利用するのは、FAXが中心でした。各支社から商品名と必要個数が書かれたA4用紙がFAXで送られてくるんです。たった100円の商品ですら、その都度紙が送られてくる状況で、絶えずFAXが流れている状態でした。その数は返信も含め1ヶ月で4000枚に達していたと思います。加えて支店が多く、連絡事項も多いため、紙代と通信費のコストが非常に高くついていました。これを抑えたいと思ったのがYocto®（ヨクト）導入のきっかけです。
Yocto®（ヨクト）については、どこでお知りになりましたか？
吉川氏：
ちょうどメッセンジャーに興味があって、ネットサーフィンをしていたんです。最近の自動車パーツは車体番号を入力すれば、たとえば「このバンパーはどのメーカーのものか」が検索できるようになっていて、それにあわせてインターネットの導入をちょうど考えていたところでしたから。それで「企業」「メッセンジャー」のキーワードで検索していたら、たまたまYocto®（ヨクト）の情報が飛び込んできたというわけです。セキュリティ性も高いということで、導入することにしました。
どのような役割の方々が利用していますか？
吉川氏：
社内では約30人の社員が利用しています。主に「受注→配送」の中核を担うポジションの社員が使いこなしています。当初は複雑そうに思えることから利用するのに難色を示していましたが、今は出荷指示をするのに「Yocto®（ヨクト）なしでは仕事にならない」とまで言っています。また、私どもは定年退職者の再雇用も実施しており、初めはダブルクリックさえままならなかった者も、１ヶ月ほどで慣れ、今では「なくてはならないツール」として完璧に使いこなしています。
もう少し具体的に、Yocto®（ヨクト）の活用シーンを教えてください。
吉川氏：
これまでＦＡＸでやりとりしていた「受注→配送」の出荷指示をYocto®（ヨクト）で一元化するようになりました。支社からの受注連絡を受け、在庫から取り出してきた必要個数を本社内の配送センターに仕分けして支社に届けるのですが、仕分けをしつつＦＡＸを受信しては返信し、電話で応対していたら業務に集中できません。支社からのメッセージをYocto®（ヨクト）で受信しておき、商品を仕分け終えてから確認することで業務が効率的になりました。今は「システムの中枢」ですね
最も大きな導入効果は、どのような点でしょうか？
吉川氏：
通信費を抑えることに成功しました。4000枚にも及んでいたFAXも、90％削減することができました。今はFAXのやりとりはほとんどありません。と同時に、Yocto®（ヨクト）を利用することで電話でのやりとりも半減したため、「言った、言わない」の問題も解決しました。また、在庫管理は今もパソコンで行なっているのですが、「紙＋パソコン」だった出荷指示と在庫管理の関係が「パソコン＋パソコン」の関係になり、業務がスムーズになりましたね。
9割のFAX削減はすごいですね。その他、Yocto®（ヨクト）を導入して改善された点などがあれば教えてください。
吉川氏：
パソコン上で開いているファイルの最前面にポップアップで表示されるので、メッセージを届けやすくなりました。自分の意思で開かなければならないメーラーに対し、相手のパソコンにダイレクトにメッセージが届くので、連絡が取りやすくなりました。今では日報もエクセルで作成し、Yocto®（ヨクト）経由で社員に転送しています。それから、これは使ってから実感したのですが、口頭では言いにくいことも文字だと書きやすいという好結果も生まれました。導入してから、思わぬメリットがたくさんありましたね。
吉川取締役、どうもありがとうございました。
大正時代の創業という歴史ある太陽オート社。FAXの大幅削減で紙や通信費のムダが改善できた点、そして簡易な操作性が受け入れられ、再雇用で活躍している高齢の方々も活発に利用しているというお話がとても印象的でした。
（取材：2005年10月）
